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退職するときは退職証明書をもらっておこう 退職

No 260 退職 退職証明書 Cw100122

退職するときにはさまざまな手続きが必要となりますが、今後必要になる書類は会社が用意してくれるものです。ところが、退職証明書は労働者が申請しなければ発行されないため、これまでに転職経験がある方でもご存じでないことが多いものでしょう。ここからは、退職証明書とはどのようなものなのか、必要となるのはどんな時なのか、申請にはどのような手続きが必要なのかについて解説します。

退職証明書とはどんなもの?

退職証明書とは、労働者が会社を退職したことを証明する書類です。名前そのままですね。この書類は、勤めていた会社に申請すれば手に入れることができます。記載内容は以下のとおりとなっています。

・使用期間

・業務の種類

・その事業における地位

・離職以前の賃金

・退職の事由

これら5項目のなかから記載事項を選ぶことができます。

退職証明書はいつ必要になるの?

退職したことを証明するためなら、ハローワークに持っていく「離職票」で十分なのでは?と思われたかもしれません。離職票には

・退職年の給与総額

・退職日

・退職理由

・雇用形態

などが記載されているので、これさえあれば退職したことを証明できるはずで、わざわざ退職証明書を用意する必要があるのでしょうか?

退職証明書がなくても離職票があれば、ハローワークでの失業給付金の申請のほか、国民健康保険の申請や確定申告を行うことができます。そうなると、退職証明書は何のために必要なのかが疑問に感じられます。退職証明書が必要になるのは、次の2つの時です。

・失業給付や国民健康保険の手続き時に離職票が手元にない時

・転職先の企業から提出を求められた時

転職先の企業から提出を求められる理由は、退職理由をはじめとする退職したときの詳しい状況を知りたいからです。また、退職証明書に書かれている内容(使用期間・業務の種類・その事業における地位・賃金・退職の事由の全てまたはいずれか)と、提出された履歴書や職務経歴書に書かれた内容が合っているかどうかを確認したいという意図もあります。さきほど、退職証明書の記載内容を選ぶことができると述べましたが、提出を求める転職先の意図を考えれば、特に指示された場合をのぞき全て記載しておくのが無難と言えるでしょう。

退職証明書の申請方法

退職証明書は申請しなければ発行されません。離職票は、退職者が失業給付を受け取る場合に発行される公文書なので、社員の退職日から10日以内に離職票を発行しなければならないと決められているものです。したがって、退職するときにこちらが何も言わなくても会社が用意してくれます。それに対して退職証明書は公文書ではないため、労働者が申請しなければ発行されず、決まった様式があるわけでもないのです。

社員の申請を受ければ、会社は退職証明書を発行する義務があります。しかし、この義務は退職後2年で時効となるので、退職後2年経過すれば、会社に退職証明書を発行してもらえなくなります。今すぐ退職証明書が必要でなくても、念のため発行してもらっておくことをおすすめします。なお、退職後2年以内であれば、何度でも退職証明書の発行を依頼することができます。

退職前なら、担当者に口頭でお願いすれば大丈夫です。退職後なら、電話で担当者に退職証明書を発行してほしいことを伝えてから、今後どのような流れになるのかを確認しておきましょう。なお、退職証明書の発行をお願いする前に、記載内容を決めておく必要があります。会社側は労働者から要求された項目以外の事項を証明してはいけないことになっていて、必要な項目は労働者側が決めなければならないのです。転職先の会社から項目の指示があるのならそれに従えばよいのですが、念のために用意しておくような場合には、全ての事項をもれなく記載しておくことをおすすめします。というのは、退職証明書に記載されていない内容について「なにか不都合でもあるのではないか?」と、提出先から痛くもない腹を探られかねないからです。

まとめ

退職証明書について、どのようなものなのかをはじめ必要となるのはどんな時なのか、申請にはどのような手続きが必要なのかなどについて解説しました。知名度では離職票にはるかおよばない退職証明書ですが、離職票では変えられない用途があるのです。まだ再就職していなくて退職時に退職証明書の発行を申請していないのなら、退職後2年以内であれば間に合うので、今からでも前の職場に発行をお願いしてみてはいかがでしょうか?

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2018年3月1日