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諦めないで!税金対策で領収書無しでも経費にできます 税金コラムいろいろ

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正当な税金対策として、適正な経費の計上は認められているものです。しかし、経費として計上したくても領収書がないからと諦めているならもったいないことです。領収書がなくても経費にする方法はあります。ここでは、税金対策の第一歩である経費計上のための領収書の扱い方について解説しています。特に、所得税率が上がる上限付近の所得額がある方にとっては、大きなメリットが見込めますよ。

税金対策はまず経費化から

税金対策などといえば、脱税指南?などと疑う声も上がりそうですが、決してそんなことはありません。きちんと経費を計上することは経理の基本です。

経費とは、売上を上げるために直接的に必要なもので、例えば社用車は経費として認められています。しかし、ものには限度があって通常の会社の社用車としてポルシェが認められることはまずありません。

このあたりの線引きを誤ると税務調査で指摘され、最悪の場合には重加算税が課せられることになってしまいます。

少し前に話題になりましたが、タレントの植毛は経費として認められませんでした。しかしカツラならOKということで、その違いはカツラならタレントの衣装として経費扱いになり、植毛は美容整形と見なされることにあります。同じようなものでも扱いは大違いなのですね。

一方、個人事業主のスーツは経費にはなりませんが、会社のロゴが入ったスーツや現場の作業着なら経費となります。経費になるかどうかについては、私用か業務用かという観点で判断されるのです。

私用と業務用で兼用しているなら

自宅で仕事をしていたり、1台のスマートフォンを私用と業務用で兼用していたりする場合には、事業で使用している比率分のみを経費に計上できます。これを家事按分といい、比率は使用面積や使用時間などで決められますが、常識の範囲内でなければ税務署の調査対象になってしまうので、注意してください。

領収書がなくても経費にできる

経費計上のために必要な証票が領収書です。手書きの領収書でなくてもレシートで十分ですが、電車代や慶弔費などでレシートが発行されなかったり、うっかりレシートをなくしてしまったりした場合でも、出金伝票を起こせば問題ありません。出金伝票は、100均ショップでも販売されていて簡単に入手できます。記載内容は、

 ・日付

 ・金額

 ・相手先

 ・取引内容

の4点です。

例えば、取引先の冠婚葬祭に掛かった費用は、接待交際費として必要経費にできますが、取引先に「領収書をください」とは言えません。このような場合には、出金伝票を起こして領収書とすることができるのです。

出金伝票は、自分で作成するものなので、経費の証憑(しょうひょう)が出金伝票ばかりというのはよくありません。証憑書類には優先順位があり、以下のようになっています。

 ・領収書やレシート

 ・請求書

 ・納品書

 ・メール領収書

 ・出金伝票

このように、出金伝票の証票としての優先順位は低いので、出費の証拠になるものが他にある時は捨てずに残しておきましょう。例えば先ほどの冠婚葬祭事例なら、招待状や祝儀・香典のコピーなども一緒に保存しておくことをおすすめします。銀行振込の場合には、ATMで発行される振込明細を領収書代わりにできますが、取引の相手先や内容を示す他の書類があれば、これも保存しておいてください。

レシートや領収書の保管方法は、日付順に並べて専用のファイルに貼り付けなくてもOKで、月ごとや費目ごとなど、あなたのやりやすい方法で分類して封筒に入れておくといったような、簡単な方法で十分です。要は必要な時に取り出せる状態で必要な期間(法人は7年、個人事業主の青色申告なら7年・白色申告なら5年)保管しておけばよいのです。

なお、レシートが感熱紙だと時間がたつと文字が消えてしまいます。このような場合には、レシートの余白に日付・買ったもの・金額を書いておいたり、コピーやスキャン・写真などで残しておいたりするとよいでしょう。薄くなったしまったレシートも捨てないでくださいね。

まとめ

領収書がなくても経費として計上できることを中心に、経費に認められるかどうかの分岐点や出金伝票の起こし方、領収書の保管方法について解説しました。面倒なようですが、税務署との見解の相違があった場合に、これらの書類が適性であればあなたを守ってくれます。きちんと経費の計上をすることは経理の基本なのです。

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2018年3月1日